Signatur bei Exchange 2010 automatisch an jede ausgehende Email anhängen - mit Vorname Name etc: Unterschied zwischen den Versionen
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Aktuelle Version vom 6. August 2017, 20:51 Uhr
Nachfolgend erkläre ich, wie man in Exchange 2010 automatisch an jede ausgehende Email eine Signatur anhängt.
Diese Signatur ist dann personifiziert, Sie enthält also z.B. den Vornamen und Nachnamen.
Im ersten Teil erkäre ich wie die Signatur selbst eingerichtet wird.
Im zweiten Teil zeige ich die verwendbaren Felder aus dem Active Directory (Makronamen).
Signatur / Disclaimer / Haftungsausschluss in Exchange einrichten
Neue Transportregel erstellen
Öffnet die Exchange-Verwaltungskonsole und geht zu
- Microsoft Exchange
- -> Microsoft Exchange lokal
- -> Organisationskonfiguration
- -> Hub-Transport (1. auf dem Bild)
- -> Organisationskonfiguration
- -> Microsoft Exchange lokal
Wählt in der Mitte dann den Reiter Transportregeln
(2. auf dem Bild) und dann rechts Neue Transportregel
(3. auf dem Bild):
Name der Regel
Im neuen Dialog vergebt Ihr der Regel zunächst einen aussagekräftigen Namen und eine passende Beschreibung (der nächste wird es auch Danken):
Danach auf Weiter >
klicken
Festlegen das die Regel für alle ausgehenden Emails gilt
Wir wählen die Option an Benutzer innerhalb oder außerhalb der Organisation gesendet
aus:
Die Regel erscheint dann unten bei Schritt 2 und muss noch konfiguriert werden - klicken Sie den blauen Text Innerhalb der Organisation
an:
und wählen Sie den Bereich Außerhalb der Organisation
aus:
Und mit OK
bestätigen.
Signatur nur bei bestimmten Absenderadressen anhängen
Zurück im Hauptdialog scrollen wir etwas tiefer und die Option wenn die Absenderadresse bestimmte Wörter enthält
,
wiederum erscheint die Regel dann unten und wir müssen mit einem Klick bestimmte Wörter
diese Regel konfigurieren:
Oben tragen wir die Email-Domäne ein, aber ohne @ - Zeichen (es funktioniert zumindest bei mir dann nicht). Der Text wird zwar überall in der Adresse gesucht, nicht nur am Ende, aber das funktioniert schon so.
Bevor Ihr auf OK
klickt sollte es also so aussehen.
Zurück im Hauptdialog klicken wir nun auf Weiter >
:
Die eigentliche Signatur eintragen
Im nächsten Dialog wählen wir die Aktion Text der Haftungsausschluss anfügen und Fallback auf Aktion, wenn eine Anwendung nicht möglich ist
:
Die Aktion erscheint wiederum unten - und muss in diesem Fall gleich dreifach konfiguriert werden:
1. Fallback auf ...
Es gibt 3 verschiedene Aktionen die ausgeführt werden können wenn das Anhängen der Signatur nicht klappt / nicht möglich ist,
die Bedeutung der Fallback
Optionen sind:
Ignorieren (Ignore) = Mail wird ohne das Anhängen der Signatur gesendet Umbrechen (Wrap) = Es wird eine neue Email erstellt die als Text nur die Signatur enthält. Die ursprüngliche Email wird dieser neuen Email als Anlage beigefügt Ablehnen (Reject) = Die Nachricht wird nicht versendet sondern mit einer Fehlermeldung zurück an den Absender geschickt
Es kann z.B. beim signierten oder verschlüsselten Emails sein das er nichts anhängen kann - in 99,9999% sollte es gehen.
2. Anfügen oder Voranstellen
Hier könnt Ihr nur wählen, ob der Text an die Email angehängt werden - oder aber vor dem Mail Text erscheinen soll.
3. Text der Haftungsausschluss
Hier kommt nun endlich der eigentliche Text der Signatur rein:
Es kann ein formloser Text sein - möchte man mit Formatierungen arbeiten so müsste Ihr einen HTML-Editor bemühen bzw. HTML Tags verwenden.
Ich habe nachfolgend einen Beispiel-Test-Text für euch zum einfügen mit allen möglichen Schlüsselwörtern (werden hier Makronamen genannt):
Download als ZIP: Demo-Signatur-znil.net.zip
<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">
<html>
<head>
<meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8">
<title></title>
</head>
<body>
<p><font size=2><font face=Arial><strong><font size=4>Test -
Signatur</font></strong><br></font></p><font face=Arial>
<hr>
Verwendbare Makronamen bei Exchange 2007 / 2010 Disclaimern,<br>Funktion
"Transportregel" - " Text der Haftungsausschluss anfügen und Fallback auf
Aktion, wenn eine Anwendung nicht möglich ist."<br>Anleitung siehe auf </font><a
title=http://znil.net/
href="http://znil.net/index.php?title=Signatur_bei_Exchange_2007_/_Exchange_2010_automatisch_an_jede_ausgehende_Email_anh%C3%A4ngen_-_mit_Vorname_Name_etc"><font
face=Arial>http://znil.net/</font></a><font face=Arial> <br>Demo erstellt
09/2012 von Bernhard Linz - </font><a href="mailto:Bernhard@znil.de"><font
face=Arial>Bernhard@znil.de</font></a><font face=Arial> <br></font></font><font
face=Arial>
<hr>
<br>Allgemein - Anzeigename: </font><font
face=Arial><strong>%%DisplayName%%<br></strong>Allgemein - Vorname:
<strong>%%FirstName%%</strong> </font>
<p></p>
<p><font face=Arial>Allgemein - Initialien:
<strong>%%Initials%%<br></strong>Allgemein - Nachname:
<strong>%%LastName%%</strong><br>Allgemein - Büro:
<strong>%%Office%%</strong><br>Allgemein - Rufnummer:
<strong>%%PhoneNumber%%</strong><br>Allgemein - Rufnummer - Andere:
<strong>%%OtherPhoneNumber%%</strong><br>Allgemein - Email-Adresse
<strong>%%Email%%</strong></font></p>
<p><font face=Arial>Adresse - Straße: <strong>%%Street%%</strong><br>Adresse -
Postfach: <strong>%%POBox%%</strong><br>Adresse - Ort:
<strong>%%City%%</strong><br>Adresse - Bundesland/Kanton:
<strong>%%State%%</strong><br>Adresse - PLZ:
<strong>%%ZipCode%%</strong><br>Adresse - Land/Region:
<strong>%%Country%%</strong></font></p>
<p><font face=Arial>Konto - Benutzeranmeldename (inklusive Suffix):
<strong>%%UserLogonName%%</strong></font></p>
<p><font face=Arial>Rufnummern - Privat:
<strong>%%HomePhoneNumber%%</strong><br>Rufnummern - Privat - Andere:
<strong>%%OtherHomePhoneNumber%%</strong><br>Rufnummern - Pager:
<strong>%%PagerNumber%%</strong><br>Rufnummern - Mobil:
<strong>%%MobileNumber%%</strong><br>Rufnummern - Fax:
<strong>%%FaxNumber%%</strong><br>Rufnummern - Fax - Andere:
<strong>%%OtherFaxNumber%%</strong><br>Rufnummern - Anmerkungen:
<strong>%%Notes%%</strong></font></p>
<p><font face=cal><font face=Arial>Organisation - Position:
<strong>%%Title%%</strong><br>Organisation - Abteilung:
<strong>%%Department%%<br></strong>Organisation - Firma:
<strong>%%Company%%</strong><br>Organisation - Vorgesetzter:
<strong>%%Manager%%</strong></font><br></font></p>
</body>
</html>
Der ganz gewiefte könnte nun auf die Idee kommen, in Outlook eine Signatur zu erstellen - und dann den HTML Code aus der dann automatisch der unter C:\User\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
erzeugten HTML Datei zu kopieren - vergesst es! Da ist zuviel Müll von Word drin, Word schiebt da mehrer hundert Zeilen zusätzlich hinein (zuerst werden CSS definiert etc) - da wird der Text schnell zu lang für diesen Dialog (maximal 8192 Zeichen).
Zum Test nehmt den Text oben, damit lässt sich aus prima ausprobieren ob alle Feldwerte richtig übernommen werden. Eine genaue Beschreibung der möglichen Werte kommt weiter unten auf dieser Seite.
Bevor Ihr auf OK
klickt sollte es etwa wie im Bild zuvor aussehen.
Abschluss
Nun müssen wir noch ein paar mal auf Weiter >
klicken bis Fertig
:
Dann folgt die Zusammenfassung - mit einem Klick auf Neu
wird die Regel erstellt:
Wir können Exchange beim Arbeiten zusehen - und hoffentlich erscheint oben Rechts ein grüner Haken und ein Abgeschlossen!
Typische Fehler sind falsche Makronamen, also ungültige Begriffe zwischen %% %%.
In der Übersicht sollte die neue Regel nun auftauchen - er setzt neue Regel normalerweise an die erste Stelle:
Achtet darauf das die regel auch Aktiviert ist!
Mögliche Schlüsselwörter / Makronamen in der Signatur
Beispiel
Wenn Ihr im vorherigen Abschnitt mein Signatur-Beispiel genommen habt, sieht der Text der Signatur im Webbrowser so aus:
Und wenn gesendete Emails von Bernhard@znil.de bekommen folgende Signatur angehängt:
Wenn wir uns unter Active Directory-Benutzer und -Computer
den Benutzer dieser Signatur ansehen sieht dieser so aus:
Makronamen in AD-Ansicht
Damit es eindeutig ist, habe ich euch die verwendbaren Schlüsselbegriffe einmal in die entsprechenden Dialogfelder des Active Directory-Benutzer und -Computer
geschrieben:
ACHTUNG! Er hängt das Suffix dahinter (hier @znil.local)!
--Bernhard Linz 21:51, 28. Sep. 2012 (CEST)
Hier mache ich demnächst weiter