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Signatur bei Exchange 2010 automatisch an jede ausgehende Email anhängen - mit Vorname Name etc

Aus znilwiki

Nachfolgend erkläre ich, wie man in Exchange 2010 automatisch an jede ausgehende Email eine Signatur anhängt.
Diese Signatur ist dann personifiziert, Sie enthält also z.B. den Vornamen und Nachnamen.

Im ersten Teil erkäre ich wie die Signatur selbst eingerichtet wird.
Im zweiten Teil zeige ich die verwendbaren Felder aus dem Active Directory (Makronamen).

Important.png
Hinweis: ACHTUNG - das funktioniert nicht mit Echange 2007 - diese Version kann nur statische Texte anhängen, keine Felder aus dem Active Directory


1 Signatur / Disclaimer / Haftungsausschluss in Exchange einrichten

1.1 Neue Transportregel erstellen

Öffnet die Exchange-Verwaltungskonsole und geht zu

Microsoft Exchange
-> Microsoft Exchange lokal
-> Organisationskonfiguration
-> Hub-Transport (1. auf dem Bild)


Wählt in der Mitte dann den Reiter Transportregeln (2. auf dem Bild) und dann rechts Neue Transportregel (3. auf dem Bild):

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-001.png


1.1.1 Name der Regel

Im neuen Dialog vergebt Ihr der Regel zunächst einen aussagekräftigen Namen und eine passende Beschreibung (der nächste wird es auch Danken):
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-002.png
Danach auf Weiter > klicken

1.1.2 Festlegen das die Regel für alle ausgehenden Emails gilt

Wir wählen die Option an Benutzer innerhalb oder außerhalb der Organisation gesendet aus:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-001.png
Die Regel erscheint dann unten bei Schritt 2 und muss noch konfiguriert werden - klicken Sie den blauen Text Innerhalb der Organisation an:
und wählen Sie den Bereich Außerhalb der Organisation aus:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-004.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-005.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-006.png
Und mit OK bestätigen.

1.1.3 Signatur nur bei bestimmten Absenderadressen anhängen

Zurück im Hauptdialog scrollen wir etwas tiefer und die Option wenn die Absenderadresse bestimmte Wörter enthält,
wiederum erscheint die Regel dann unten und wir müssen mit einem Klick bestimmte Wörter diese Regel konfigurieren:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-007.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-008.png
Oben tragen wir die Email-Domäne ein, aber ohne @ - Zeichen (es funktioniert zumindest bei mir dann nicht). Der Text wird zwar überall in der Adresse gesucht, nicht nur am Ende, aber das funktioniert schon so.

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-009.png
Bevor Ihr auf OK klickt sollte es also so aussehen.

Zurück im Hauptdialog klicken wir nun auf Weiter >:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-010.png


1.1.4 Die eigentliche Signatur eintragen

Im nächsten Dialog wählen wir die Aktion Text der Haftungsausschluss anfügen und Fallback auf Aktion, wenn eine Anwendung nicht möglich ist:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-011.png

Die Aktion erscheint wiederum unten - und muss in diesem Fall gleich dreifach konfiguriert werden:

1.1.4.1 1. Fallback auf ...

Es gibt 3 verschiedene Aktionen die ausgeführt werden können wenn das Anhängen der Signatur nicht klappt / nicht möglich ist,
die Bedeutung der Fallback Optionen sind:

Ignorieren (Ignore) = Mail wird ohne das Anhängen der Signatur gesendet
 
Umbrechen  (Wrap)   = Es wird eine neue Email erstellt die als Text nur die Signatur enthält.
                      Die ursprüngliche Email wird dieser neuen Email als Anlage beigefügt

Ablehnen   (Reject) = Die Nachricht wird nicht versendet sondern mit einer Fehlermeldung zurück
                      an den Absender geschickt

Es kann z.B. beim signierten oder verschlüsselten Emails sein das er nichts anhängen kann - in 99,9999% sollte es gehen.


1.1.4.2 2. Anfügen oder Voranstellen

Hier könnt Ihr nur wählen, ob der Text an die Email angehängt werden - oder aber vor dem Mail Text erscheinen soll.


1.1.4.3 3. Text der Haftungsausschluss

Hier kommt nun endlich der eigentliche Text der Signatur rein:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-012.png

Es kann ein formloser Text sein - möchte man mit Formatierungen arbeiten so müsste Ihr einen HTML-Editor bemühen bzw. HTML Tags verwenden.
Ich habe nachfolgend einen Beispiel-Test-Text für euch zum einfügen mit allen möglichen Schlüsselwörtern (werden hier Makronamen genannt):

Download als ZIP: Demo-Signatur-znil.net.zip

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">
<html>
<head>
  <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8">
  <title></title>
</head>
<body>
<p><font size=2><font face=Arial><strong><font size=4>Test - 
Signatur</font></strong><br></font></p><font face=Arial>
<hr>
Verwendbare Makronamen bei Exchange 2007 / 2010 Disclaimern,<br>Funktion 
"Transportregel" - " Text der Haftungsausschluss anf&uuml;gen und Fallback auf 
Aktion, wenn eine Anwendung nicht m&ouml;glich ist."<br>Anleitung siehe auf </font><a 
title=http://znil.net/ 
href="http://znil.net/index.php?title=Signatur_bei_Exchange_2007_/_Exchange_2010_automatisch_an_jede_ausgehende_Email_anh%C3%A4ngen_-_mit_Vorname_Name_etc"><font 
face=Arial>http://znil.net/</font></a><font face=Arial> <br>Demo erstellt 
09/2012 von Bernhard Linz - </font><a href="mailto:Bernhard@znil.de"><font 
face=Arial>Bernhard@znil.de</font></a><font face=Arial> <br></font></font><font 
face=Arial>
<hr>
<br>Allgemein - Anzeigename: </font><font 
face=Arial><strong>%%DisplayName%%<br></strong>Allgemein - Vorname: 
<strong>%%FirstName%%</strong> </font>
<p></p>
<p><font face=Arial>Allgemein - Initialien: 
<strong>%%Initials%%<br></strong>Allgemein - Nachname: 
<strong>%%LastName%%</strong><br>Allgemein - B&uuml;ro: 
<strong>%%Office%%</strong><br>Allgemein - Rufnummer: 
<strong>%%PhoneNumber%%</strong><br>Allgemein - Rufnummer - Andere: 
<strong>%%OtherPhoneNumber%%</strong><br>Allgemein - Email-Adresse 
<strong>%%Email%%</strong></font></p>
<p><font face=Arial>Adresse - Stra&szlig;e: <strong>%%Street%%</strong><br>Adresse - 
Postfach: <strong>%%POBox%%</strong><br>Adresse - Ort: 
<strong>%%City%%</strong><br>Adresse - Bundesland/Kanton: 
<strong>%%State%%</strong><br>Adresse - PLZ: 
<strong>%%ZipCode%%</strong><br>Adresse - Land/Region: 
<strong>%%Country%%</strong></font></p>
<p><font face=Arial>Konto - Benutzeranmeldename (inklusive Suffix): 
<strong>%%UserLogonName%%</strong></font></p>
<p><font face=Arial>Rufnummern - Privat: 
<strong>%%HomePhoneNumber%%</strong><br>Rufnummern - Privat - Andere: 
<strong>%%OtherHomePhoneNumber%%</strong><br>Rufnummern - Pager: 
<strong>%%PagerNumber%%</strong><br>Rufnummern - Mobil: 
<strong>%%MobileNumber%%</strong><br>Rufnummern - Fax: 
<strong>%%FaxNumber%%</strong><br>Rufnummern - Fax - Andere: 
<strong>%%OtherFaxNumber%%</strong><br>Rufnummern - Anmerkungen: 
<strong>%%Notes%%</strong></font></p>
<p><font face=cal><font face=Arial>Organisation - Position: 
<strong>%%Title%%</strong><br>Organisation - Abteilung: 
<strong>%%Department%%<br></strong>Organisation - Firma: 
<strong>%%Company%%</strong><br>Organisation - Vorgesetzter: 
<strong>%%Manager%%</strong></font><br></font></p>
</body>
</html>


Der ganz gewiefte könnte nun auf die Idee kommen, in Outlook eine Signatur zu erstellen - und dann den HTML Code aus der dann automatisch der unter C:\User\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures erzeugten HTML Datei zu kopieren - vergesst es! Da ist zuviel Müll von Word drin, Word schiebt da mehrer hundert Zeilen zusätzlich hinein (zuerst werden CSS definiert etc) - da wird der Text schnell zu lang für diesen Dialog (maximal 8192 Zeichen).
Zum Test nehmt den Text oben, damit lässt sich aus prima ausprobieren ob alle Feldwerte richtig übernommen werden. Eine genaue Beschreibung der möglichen Werte kommt weiter unten auf dieser Seite.

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-013.png

Bevor Ihr auf OK klickt sollte es etwa wie im Bild zuvor aussehen.

1.1.5 Abschluss

Nun müssen wir noch ein paar mal auf Weiter > klicken bis Fertig:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-014.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-015.png

Dann folgt die Zusammenfassung - mit einem Klick auf Neu wird die Regel erstellt:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-016.png

Wir können Exchange beim Arbeiten zusehen - und hoffentlich erscheint oben Rechts ein grüner Haken und ein Abgeschlossen!
Typische Fehler sind falsche Makronamen, also ungültige Begriffe zwischen %% %%.
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-017.png


In der Übersicht sollte die neue Regel nun auftauchen - er setzt neue Regel normalerweise an die erste Stelle:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-017.png
Achtet darauf das die regel auch Aktiviert ist!


2 Mögliche Schlüsselwörter / Makronamen in der Signatur

2.1 Beispiel

Wenn Ihr im vorherigen Abschnitt mein Signatur-Beispiel genommen habt, sieht der Text der Signatur im Webbrowser so aus:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-011.png

Und wenn gesendete Emails von Bernhard@znil.de bekommen folgende Signatur angehängt:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-012.png

Wenn wir uns unter Active Directory-Benutzer und -Computer den Benutzer dieser Signatur ansehen sieht dieser so aus:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-001.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-002.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-003.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-004.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-005.png


2.2 Makronamen in AD-Ansicht

Damit es eindeutig ist, habe ich euch die verwendbaren Schlüsselbegriffe einmal in die entsprechenden Dialogfelder des Active Directory-Benutzer und -Computer geschrieben:

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-006.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-007.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-008.png
ACHTUNG! Er hängt das Suffix dahinter (hier @znil.local)!

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-009.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-010.png


--Bernhard Linz 21:51, 28. Sep. 2012 (CEST)



Anonymer Benutzer #1

62 Monaten zuvor
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Perfekt, danke!!!

Anonymer Benutzer #2

58 Monaten zuvor
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Hallo, die Anleitung ist super und ich hoffe, du kannst mir aus Erfahrung mit meinem Problem helfen. Ich habe Exchange 2007 im Einsatz auf einem SBS 2008 R2. Ich habe die Signature eingerichtet, soweit das ging. Nun habe ich aber das Problem, dass die Signature und der Disclaimer auch bei Antworten an das allerletzte Ende angehängt werden und nicht hinter die Antwort und vor die Originalmail. Gibt es da auch noch eine Lösung?

Anonymer Benutzer #2

58 Monaten zuvor
Punktzahl 0++

Vielleicht kannst du mir an meine Mail Adresse antworten rheingauer@oestrich.de

Danke

BLinz

58 Monaten zuvor
Punktzahl 0++

Moin,

leider kann man mit dieser Methode nur immer einen Text an den Anfang oder an das Ende einer Email hängen. In den Text rein wie bei Outlook geht es nicht. Dazu musst ein anderer Ansatz gewählt werden, z.B. mit OulookSignature.exe (googelt mal)

Gruß,

Bernhard

Anonymer Benutzer #3

51 Monaten zuvor
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Hallo,

ich habe gerade versucht auf diesem Wege eine Signatur auf unserem SBS 2008 R2, Exchange 2007 einzurichten. Kann es sein, dass der Exchange 2007 die HTML-Tags nicht unterstützt?

Viele Grüße,

Yvonne

BLinz

51 Monaten zuvor
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Jepp, 2007 kann mit den HTML Markups noch nicht umgehen

Christian

49 Monaten zuvor
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Hallo Bernhard, ich suche verzeifelt eine Lösung, um in MSX 2007 Hub-Transport-Server eine Signatur MIT Grafik einzubinden. Dass dein Artikel für MSX 2007 so nicht funktioniert, wurde bereits von Yvonne festgestellt.Der spricht kein HTML. Hast du vielleicht eine Idee wie ich das verwirklichen kann, ohne ein Tool zu kaufen? Es ist schon arm, Outlook kann HTML, MSX nicht. Gruß,

Christian

BLinz

49 Monaten zuvor
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Ja hätte ich - Sattle das Pferd von der anderen Seite auf! Suche mal bei Google oder der Suchmaschine deiner Wahl nach "OutlookSignature.exe", eine schone Seite scheint http://www.o…rwalten.html zu sein.

Damit verteilst du automatisch bei der Benutzeranmeldung die Signaturen in Outlook.

Die anderen Lösungen wirst du nicht hören wollen:

  • Update auf Exchange 2010 oder 2013
  • Lass den Unsinn mit Grafiken in Email-Signaturen - mach dir mal den Spass sich das in verschiedenen Mail-Clients und Smartphones anzuschauen ... das sieht oft ganz anders aus als gedacht.

Gruß,

Bernhard

Dan Voller

49 Monaten zuvor
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Tja, da bin ich auch darauf reingefallen!! Könnte der Autor bitte "Exchange 2007" im Artikel entfernen, es funktioniert dort eben nicht!!!

BLinz

49 Monaten zuvor
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Mhh es geht schon - nur HTML Formatierung geht nicht - ich baue einen Hinweis oben ein

Dan Voller

49 Monaten zuvor
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Nicht nur HTML, auch die %%%% Syntax wird nicht verstanden. Dann bringt es nichts, da so nur noch ein statischer, aber kein dynamischer Text erzeugt werden kann!

BLinz

48 Monaten zuvor
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Mist, du hast wohl leider Recht!

Ich weis nicht mehr was mich auf den Gedanken gebracht hatte das es auch mit Exchange 2007 funktionieren sollte - ich meine in der Liste der Makronamen war da ein Hinweis drauf, finde die Microsoftseite aber gerade nicht wieder.

Ich habe den Artikel umbenannt, einen Hinweis hinterlassen und ansonsten die Verweise auf 2007 entfernt.

Gruß,

Bernhard

Mike

46 Monaten zuvor
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Hallo miteinander,

das ist schon eine feine Sache - danke für die gute Anleitung. Jedoch gibt es einige Einschränkungen die ohne 3rd Party Tool nicht möglich sind.

Z.B. wenn man eine Antwort schreibt, wird die Signatur zu unterst angefügt und nicht im Antwort Teil. Dies ist ohne weiteres nicht möglich anders zu positionieren.

Des weiteren gibt es den Nachteil dass die Signatur / Disclaimer nur in der Transportschicht angefügt wird - das heisst man sieht unter "gesendete objekte" die Signatur / Disclaimer nicht!

Dis kann nicht beinflusst werden, meines wissens nach.

Gruess

Mike

BLinz

46 Monaten zuvor
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Das ist richtig - die "Signatur" kann nur unten drangehängt oder aber der EMail voran gestellt werden. Trotzfem bleibt es eine bequeme Lösung ohne zusätzliche Kosten um z.B. als Firma seinen Inhaltspflichten nachzukommen.

Wer mehr als das hier will den empfehle ich mal nach "OutlookSignatur.exe" zu suchen :-)

christoph.mages@iaag.net

38 Monaten zuvor
Punktzahl 0++

Hey vielleicht kannst du mir weiterhelfen, unser Exchange hatte einen Crash, seitdem kann man sogar als Administrator keine Transport regeln erstellen. Weißt du da weiter?

Mfg

Chris

BLinz

38 Monaten zuvor
Punktzahl 0++

Schaue dir doch mal deine Ereignissanzeige genauer an.

Falls Ihr mit Persönlichen Administratorenkonten arbeitet dann die Management-Konsole gezielt als Administrator ausführen.

OBI

34 Monaten zuvor
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Hallo BLinz, wenn man per html ein Bild mitschicken will, in welchem Ordner muss das gespeichert werden, damit die Transportregel es auch laden kann ? MfG

OBI

BLinz

34 Monaten zuvor
Punktzahl 0++

Das ist leider NICHT möglich bei dieser Methode! Bilder können nicht an die Email angehängt werden. Erluavt sind nur verlinkte Bilder - das Bild muss also auf einem Webserver liegen und wird das über die HTML-Funktionen für das einbetten eines Bildes angezeigt (Sprich die Email muss beim Anzeigen Inhalte von extern nachladen - was in Outlook z.B. genehmigt sein muss). Generell ist das also eine ganz schlechte Idee, beides ist nämlich nicht perfekt. Idealerweise geht es ohne Bilder - das Nachladen kann nerven ... aber wenn ich zum Beispiel 10 Mails von IBM bekomme und an JEDER Mail ist noch mal deren Logo als Anhang dran stört das mehr als das es nutzt.

Ein anderen Weg habe ich bei einem Kunden mal bestritten - dem habe ich das Logo in HTML nachgebaut - War allerdings ein Logo fast nur aus Text in verschiedenen Farben und Größen.

Schloeki

11 Monaten zuvor
Punktzahl 0++

Vielen Dank für die tolle Anleitung!

Was nicht erwähnt wird, sind übrigens die Benutzerdefinierten Attribute die mit %%CustomAttribute1%% verwendet werden können.

Stefan

8 Monaten zuvor
Punktzahl 0++
Ist es möglich die unterstreichung von %%email%% zu entfernen?

BLinz

8 Monaten zuvor
Punktzahl 0++
Ich vermute Nein: denn die wird durch Outlook selbst gemacht. Sprich am Ziel wird erkannt das es einen Email-Adresse ist - und diese dann Unterstrichen
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