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Signatur bei Exchange 2010 automatisch an jede ausgehende Email anhängen - mit Vorname Name etc

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(Weitergeleitet von Signatur bei Exchange 2007 / Exchange 2010 automatisch an jede ausgehende Email anhängen - mit Vorname Name etc)

Nachfolgend erkläre ich, wie man in Exchange 2010 automatisch an jede ausgehende Email eine Signatur anhängt.
Diese Signatur ist dann personifiziert, Sie enthält also z.B. den Vornamen und Nachnamen.

Im ersten Teil erkäre ich wie die Signatur selbst eingerichtet wird.
Im zweiten Teil zeige ich die verwendbaren Felder aus dem Active Directory (Makronamen).

Important.png
Hinweis: ACHTUNG - das funktioniert nicht mit Echange 2007 - diese Version kann nur statische Texte anhängen, keine Felder aus dem Active Directory



Signatur / Disclaimer / Haftungsausschluss in Exchange einrichten

Neue Transportregel erstellen

Öffnet die Exchange-Verwaltungskonsole und geht zu

Microsoft Exchange
-> Microsoft Exchange lokal
-> Organisationskonfiguration
-> Hub-Transport (1. auf dem Bild)


Wählt in der Mitte dann den Reiter Transportregeln (2. auf dem Bild) und dann rechts Neue Transportregel (3. auf dem Bild):

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-001.png


Name der Regel

Im neuen Dialog vergebt Ihr der Regel zunächst einen aussagekräftigen Namen und eine passende Beschreibung (der nächste wird es auch Danken):
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-002.png
Danach auf Weiter > klicken

Festlegen das die Regel für alle ausgehenden Emails gilt

Wir wählen die Option an Benutzer innerhalb oder außerhalb der Organisation gesendet aus:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-001.png
Die Regel erscheint dann unten bei Schritt 2 und muss noch konfiguriert werden - klicken Sie den blauen Text Innerhalb der Organisation an:
und wählen Sie den Bereich Außerhalb der Organisation aus:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-004.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-005.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-006.png
Und mit OK bestätigen.

Signatur nur bei bestimmten Absenderadressen anhängen

Zurück im Hauptdialog scrollen wir etwas tiefer und die Option wenn die Absenderadresse bestimmte Wörter enthält,
wiederum erscheint die Regel dann unten und wir müssen mit einem Klick bestimmte Wörter diese Regel konfigurieren:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-007.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-008.png
Oben tragen wir die Email-Domäne ein, aber ohne @ - Zeichen (es funktioniert zumindest bei mir dann nicht). Der Text wird zwar überall in der Adresse gesucht, nicht nur am Ende, aber das funktioniert schon so.

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-009.png
Bevor Ihr auf OK klickt sollte es also so aussehen.

Zurück im Hauptdialog klicken wir nun auf Weiter >:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-010.png


Die eigentliche Signatur eintragen

Im nächsten Dialog wählen wir die Aktion Text der Haftungsausschluss anfügen und Fallback auf Aktion, wenn eine Anwendung nicht möglich ist:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-011.png

Die Aktion erscheint wiederum unten - und muss in diesem Fall gleich dreifach konfiguriert werden:

1. Fallback auf ...

Es gibt 3 verschiedene Aktionen die ausgeführt werden können wenn das Anhängen der Signatur nicht klappt / nicht möglich ist,
die Bedeutung der Fallback Optionen sind:

Ignorieren (Ignore) = Mail wird ohne das Anhängen der Signatur gesendet
 
Umbrechen  (Wrap)   = Es wird eine neue Email erstellt die als Text nur die Signatur enthält.
                      Die ursprüngliche Email wird dieser neuen Email als Anlage beigefügt

Ablehnen   (Reject) = Die Nachricht wird nicht versendet sondern mit einer Fehlermeldung zurück
                      an den Absender geschickt

Es kann z.B. beim signierten oder verschlüsselten Emails sein das er nichts anhängen kann - in 99,9999% sollte es gehen.


2. Anfügen oder Voranstellen

Hier könnt Ihr nur wählen, ob der Text an die Email angehängt werden - oder aber vor dem Mail Text erscheinen soll.


3. Text der Haftungsausschluss

Hier kommt nun endlich der eigentliche Text der Signatur rein:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-012.png

Es kann ein formloser Text sein - möchte man mit Formatierungen arbeiten so müsste Ihr einen HTML-Editor bemühen bzw. HTML Tags verwenden.
Ich habe nachfolgend einen Beispiel-Test-Text für euch zum einfügen mit allen möglichen Schlüsselwörtern (werden hier Makronamen genannt):

Download als ZIP: Demo-Signatur-znil.net.zip

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">
<html>
<head>
  <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8">
  <title></title>
</head>
<body>
<p><font size=2><font face=Arial><strong><font size=4>Test - 
Signatur</font></strong><br></font></p><font face=Arial>
<hr>
Verwendbare Makronamen bei Exchange 2007 / 2010 Disclaimern,<br>Funktion 
"Transportregel" - " Text der Haftungsausschluss anf&uuml;gen und Fallback auf 
Aktion, wenn eine Anwendung nicht m&ouml;glich ist."<br>Anleitung siehe auf </font><a 
title=http://znil.net/ 
href="http://znil.net/index.php?title=Signatur_bei_Exchange_2007_/_Exchange_2010_automatisch_an_jede_ausgehende_Email_anh%C3%A4ngen_-_mit_Vorname_Name_etc"><font 
face=Arial>http://znil.net/</font></a><font face=Arial> <br>Demo erstellt 
09/2012 von Bernhard Linz - </font><a href="mailto:Bernhard@znil.de"><font 
face=Arial>Bernhard@znil.de</font></a><font face=Arial> <br></font></font><font 
face=Arial>
<hr>
<br>Allgemein - Anzeigename: </font><font 
face=Arial><strong>%%DisplayName%%<br></strong>Allgemein - Vorname: 
<strong>%%FirstName%%</strong> </font>
<p></p>
<p><font face=Arial>Allgemein - Initialien: 
<strong>%%Initials%%<br></strong>Allgemein - Nachname: 
<strong>%%LastName%%</strong><br>Allgemein - B&uuml;ro: 
<strong>%%Office%%</strong><br>Allgemein - Rufnummer: 
<strong>%%PhoneNumber%%</strong><br>Allgemein - Rufnummer - Andere: 
<strong>%%OtherPhoneNumber%%</strong><br>Allgemein - Email-Adresse 
<strong>%%Email%%</strong></font></p>
<p><font face=Arial>Adresse - Stra&szlig;e: <strong>%%Street%%</strong><br>Adresse - 
Postfach: <strong>%%POBox%%</strong><br>Adresse - Ort: 
<strong>%%City%%</strong><br>Adresse - Bundesland/Kanton: 
<strong>%%State%%</strong><br>Adresse - PLZ: 
<strong>%%ZipCode%%</strong><br>Adresse - Land/Region: 
<strong>%%Country%%</strong></font></p>
<p><font face=Arial>Konto - Benutzeranmeldename (inklusive Suffix): 
<strong>%%UserLogonName%%</strong></font></p>
<p><font face=Arial>Rufnummern - Privat: 
<strong>%%HomePhoneNumber%%</strong><br>Rufnummern - Privat - Andere: 
<strong>%%OtherHomePhoneNumber%%</strong><br>Rufnummern - Pager: 
<strong>%%PagerNumber%%</strong><br>Rufnummern - Mobil: 
<strong>%%MobileNumber%%</strong><br>Rufnummern - Fax: 
<strong>%%FaxNumber%%</strong><br>Rufnummern - Fax - Andere: 
<strong>%%OtherFaxNumber%%</strong><br>Rufnummern - Anmerkungen: 
<strong>%%Notes%%</strong></font></p>
<p><font face=cal><font face=Arial>Organisation - Position: 
<strong>%%Title%%</strong><br>Organisation - Abteilung: 
<strong>%%Department%%<br></strong>Organisation - Firma: 
<strong>%%Company%%</strong><br>Organisation - Vorgesetzter: 
<strong>%%Manager%%</strong></font><br></font></p>
</body>
</html>


Der ganz gewiefte könnte nun auf die Idee kommen, in Outlook eine Signatur zu erstellen - und dann den HTML Code aus der dann automatisch der unter C:\User\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures erzeugten HTML Datei zu kopieren - vergesst es! Da ist zuviel Müll von Word drin, Word schiebt da mehrer hundert Zeilen zusätzlich hinein (zuerst werden CSS definiert etc) - da wird der Text schnell zu lang für diesen Dialog (maximal 8192 Zeichen).
Zum Test nehmt den Text oben, damit lässt sich aus prima ausprobieren ob alle Feldwerte richtig übernommen werden. Eine genaue Beschreibung der möglichen Werte kommt weiter unten auf dieser Seite.

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-013.png

Bevor Ihr auf OK klickt sollte es etwa wie im Bild zuvor aussehen.

Abschluss

Nun müssen wir noch ein paar mal auf Weiter > klicken bis Fertig:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-014.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-015.png

Dann folgt die Zusammenfassung - mit einem Klick auf Neu wird die Regel erstellt:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-016.png

Wir können Exchange beim Arbeiten zusehen - und hoffentlich erscheint oben Rechts ein grüner Haken und ein Abgeschlossen!
Typische Fehler sind falsche Makronamen, also ungültige Begriffe zwischen %% %%.
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-017.png


In der Übersicht sollte die neue Regel nun auftauchen - er setzt neue Regel normalerweise an die erste Stelle:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-017.png
Achtet darauf das die regel auch Aktiviert ist!


Mögliche Schlüsselwörter / Makronamen in der Signatur

Beispiel

Wenn Ihr im vorherigen Abschnitt mein Signatur-Beispiel genommen habt, sieht der Text der Signatur im Webbrowser so aus:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-011.png

Und wenn gesendete Emails von Bernhard@znil.de bekommen folgende Signatur angehängt:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-012.png

Wenn wir uns unter Active Directory-Benutzer und -Computer den Benutzer dieser Signatur ansehen sieht dieser so aus:
Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-001.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-002.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-003.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-004.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-005.png


Makronamen in AD-Ansicht

Damit es eindeutig ist, habe ich euch die verwendbaren Schlüsselbegriffe einmal in die entsprechenden Dialogfelder des Active Directory-Benutzer und -Computer geschrieben:

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-006.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-007.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-008.png
ACHTUNG! Er hängt das Suffix dahinter (hier @znil.local)!

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-009.png

Exchange-Signatur-an-jede-ausgehende-Email-Makronamen-010.png


--Bernhard Linz 21:51, 28. Sep. 2012 (CEST)


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